年底将至，企业都开始准备年会或年底总结大会，若想要举办一个视听效果都很好的会议，必须先让自己对会议的举办流程有所了解，兴海传媒为大家提供会务策划服务，为您量身打造独一无二的年底会议。

一、会务流程

           会前工作： 

1、与会议主办者洽谈。

2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。

3、邀请会议主办者实地考察会议举办场所。

4、与会议主办者确认会议接待方案。

5、与会议主办者签订会议接待标准合同。

6、确认会议主办者预付会议订金事宜。

7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。

8、准备会议资料。（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。）

   会中工作： 

1、机场、码头、车站：专人、专车分批分时段按要求接站。

2、会议酒店现场：会议秘书分发会议资料，来客接待。

3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。

4、会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。

5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。

6、提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。

7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。

8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。

9、确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等）的安排及接待工作。

10、协调会议期间的交通工具的安排。

11、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

 
  会后工作： 

1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。

2、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。

3、与会议主办者的费用结算工作。

4、欢送代表工作。

二、会务内容

 
  会前服务

1、根据客户要求，及时准确提供会议场所、酒店、交通、机票、宴会、旅游等信息，在第一时间向客户提供会议策划及费用预算书。

2、客户如需亲临现场考察，我们会派专业人员协助。

3、拟定会议合作的协议条款，在保证客户所需的服务前提下，保护双方的合法权益。

 
  会议期间服务

1、为会议代表的报到，设置签到台，并有专人协助会务组分发资料、办理相关入住手续。

2、会议代表离店前，有专人协助办理离店手续，节省大家的时间，同时为部分延住、晚离店的客人办理相关手续。

3、根据客户要求代为安排各种宴会、酒会及各种口味的地方风味。

4、协助办理会议期间重要代表（VIP客人）的迎、送及客房布置等相关工作。

5、协助会务组打字、印刷会议文件、资料等，免除会务组从外地携带资料来杭之不便。

6、为会议准备各种设备、设施，包括横幅、会标的制作，音响设备、数码设备的租赁等。

7、为会议组代为联系翻译，使会议境外代表能得到很好地沟通。

8、为会议代表联系集体照的拍摄。

9、为会务组办理各种资料的邮递及各种物品的运输等。

 
  会议后勤

1、为会议代表提供各种车型，用于机场、火车站的接、送。可供车型有：别克、现代、全顺等商务车，有金龙大客及丰田考斯特（中巴）、丰田面包车等。

2、为会议代表办理国际、国内机票及火车、轮船、高速客车的票务。我们有专业的订票队伍，为您会务的圆满成功提供必要的条件。

3、为会议代表安排会后旅游，根据具体要求，为代表们贴身打造个性化的旅游计划